photosdematures.com

La conciliació de llibres és la conciliació realitzada per l’empresa abans del tancament dels seus llibres de comptes per garantir que els llibres estiguin actualitzats i que no hi hagi manipulació ni frau als llibres de comptes de l’empresa.

Conciliació de llibres

Com tots sabem, els llibres de comptes són els plànols de qualsevol empresa. El manteniment dels llibres de comptes és la clau per a la gestió financera.

Tot i això, no és suficient mantenir els llibres de comptes. També és necessari que els comptes siguin exactes i complets. Hi ha diversos controls i controls possibles per garantir-ho, però una de les formes més bàsiques i essencials és la "Conciliació de llibres".

Què és la reconciliació?

És un procés que compara dos conjunts de registres i analitza les diferències entre els dos conjunts, si n’hi ha.

Aquests dos conjunts de registres poden formar part de tota la gamma de llibres de comptes. En general, un conjunt del registre és un llibre major dels llibres de la companyia que s’ha de conciliar i el segon conjunt del registre s’obté de fonts internes o externes.

p. ex., comparar el llibre bancari (font interna) en relació amb l’extracte bancari (font externa).

Quan es fa la reconciliació?

Generalment es realitza abans del tancament de comptes. Es recomana fer-ho mensualment perquè els llibres estiguin actualitzats, però també es poden fer trimestralment o anualment.

Com més gran sigui el volum, hauria de ser la freqüència de la conciliació perquè el procés de conciliació sigui més suau.

S’haurien de fer anualment abans que els llibres siguin certificats pels auditors. La majoria de les conciliacions són un requisit previ a efectes de proves d’auditoria. Des de la promulgació de Sarbanes Oxley (SOX) el 2002, les reconciliacions s’han tornat encara més crítiques ja que el compliment exigit s’ha elevat a un nivell diferent.

Quin és el període durant el qual es fa la conciliació?

Un dels aspectes crítics a tenir en compte durant la realització de la conciliació és que el període per a tots dos conjunts de registres hauria de ser el mateix.

En continuació amb l'exemple esmentat anteriorment, és molt lògic comparar el llibre bancari extret del període 01-gen-16 al 31-març-16 amb l'extracte bancari de l'1 de gener-16 al 30-juny-16. Hi hauria d’haver una base comuna per a la comparació.

A més, una cosa essencial a tenir en compte és que el saldo inicial o inicial sempre ha de ser igual per al conjunt de registres. En el cas anterior, si els saldos de l'1 de gener de 16 no són idèntics, aquesta diferència s'hauria de corregir abans que continuar amb la conciliació de l'1 de gener de 16 al 31 de març de 16.

Per què s’ha de realitzar la conciliació?

Detectar fraus

• És fàcil manipular els llibres de comptes. Una manera de detectar fraus és mitjançant la reconciliació. Entenguem això amb un exemple.
• El caixer d’ABC Corporation comet fraus en no registrar l’efectiu rebut dels clients. En fer-ho, el client i els llibres comptables no canvien i pot embutxacar l’efectiu rebut.
• Una manera senzilla de detectar fraus com aquest és fer una reconciliació del llibre major de clients. Quan es compara el llibre major del llibre dels llibres d’ABC amb el llibre major del llibre dels llibres del client, els saldos no s’empararan i es detectarà el frau.

Assegureu-vos que els registres estiguin completats:

• De vegades, determinades activitats afecten els nostres llibres, però no es poden encaminar per l'equip de comptes i, per tant, poden no ser detectades.
• Un petit exemple és un xec dipositat per un client directament al compte bancari. Si el client no n'informa, el llibre major, així com el llibre major, quedaran incomplets, cosa que provocarà una tergiversació dels fets.

Assegureu-vos que els registres siguin exactes:

• Hi ha possibilitats d’errors humans en el procés de comptabilitat.
• Un exemple d’errors humans és la col·locació incorrecta de dígits, per exemple, el valor real de les vendes era de Rs. 99.736, que es va registrar incorrectament com a Rs. 97.936.
• Es poden esbrinar mentre es concilien comptes. No són res més que errors de transposició i, en aquest cas, la diferència generalment és divisible per 9.

Bones pràctiques per al procés de conciliació

Algunes de les millors pràctiques que es poden adoptar perquè la reconciliació ajudi a assolir el seu propòsit són les següents:

1. Les empreses haurien d’establir un procés de conciliació que s’ha de seguir internament. Hauria de cobrir la freqüència, els comptes clau per als quals s’ha de fer la conciliació, els formats estandarditzats, etc. Aquests processos variaran en funció del volum, del tipus d’indústria, de les zones d’alt risc, etc. Equip de Finances i Comptes regularment.
2. S'ha de seguir la segregació de funcions. Vol dir que els empleats que registren les entrades als llibres de comptes no haurien de formar part del procés de conciliació. Assegurarà que es revisi el treball realitzat per un altre.
3. S'ha de seguir la matriu d'autoritats per al procés de verificació del fabricant. Els diferents empleats també han de preparar i comprovar els estats de conciliació segons la designació. L'executiu pot preparar la declaració de conciliació i el gerent pot comprovar-ho.
4. El preparador i el comprovador haurien de fer un tancament de sessió adequat perquè les persones se sentin prou responsables.
5. S'han d'establir terminis estrictes per a la finalització de les reconciliacions per detectar fraus i prendre accions oportunes.
6. L’abast de l’auditoria interna també hauria d’incloure la comprovació d’aquestes declaracions de conciliació.
7. El procés d’aprovació s’hauria d’establir per passar les entrades de rectificació (si es detecta alguna cosa durant el procés de conciliació) per corregir comptes. Garantirà que la gestió mitjana i alta s’actualitzi de tant en tant.
8. Els documents acreditatius (com ara extractes bancaris, llibre major del client, etc.) haurien de formar part de l’extracte de conciliació en què s’ha d’obtenir la signatura.

Com és una declaració de conciliació?

Una declaració de conciliació ha de ser el més senzilla possible. Ha d’incloure els detalls necessaris, com ara el llibre major que s’està conciliant, quin és el període de conciliació, quan es prepara la reconciliació, qui l’ha preparat, comprovat, aprovat, etc.

El següent és un format senzill de la declaració de conciliació:

Qualsevol dels dos conjunts es pot prendre com a base i s’han de sumar o restar ajustos, arribant així a la xifra d’equilibri.

En el format anterior, es pren com a base el llibre del banc. No obstant això, si es considera l'estat de compte bancari com a base, es revertiran tots els ajustos. Seguir dos casos us ajudarà a entendre-ho millor:

Cas A: prendre el llibre bancari com a base

Cas B: prendre com a base l’extracte bancari

  Quins són els tipus de conciliació?

Declaracions bàsiques de conciliació que són essencials i es preparen en la comptabilitat empresarial diària:

1. conciliació bancària
2. Conciliació de proveïdors
3. Conciliació de clients
4. Conciliació entre empreses
5. Conciliació específica del negoci

Discutirem detalladament cadascuna d’aquestes afirmacions:

# 1: Conciliació bancària

Es prepara un extracte de conciliació bancària sobre les transaccions reals reflectides en l’extracte bancari respecte a les transaccions registrades al nostre llibre bancari.

Alguns dels motius de la diferència entre el llibre bancari i l’extracte bancari són:

1. Xec emès a un venedor però presentat en una data posterior

(De vegades, hi ha xecs que apareixen a l'extracte bancari que són molt antics. Són vells i ni tan sols es poden dipositar. És millor cancel·lar-los i deixar clar el Llibre bancari).

2. La quantitat ingressada per un client directament al nostre compte bancari
3. Interessos bancaris acreditats pel banc
4. Càrrecs bancaris cobrats pel banc
5. Errors bancaris (tot i que són rars, el banc també pot produir errors en introduir dades)

Totes les activitats relacionades amb els pagaments i rebuts es fan un seguiment a través del llibre bancari. La seva conciliació ajuda a mantenir-la actualitzada.

Per fer-nos la vida més fàcil, la majoria dels ERP comptables tenen funcions integrades que ajuden a extreure directament l'estat de conciliació bancària.

El concepte bàsic utilitzat en aquests ERP és registrar la "data bancària" de cada transacció. Una data bancària és una data en què la transacció es reflecteix a l’extracte bancari. ERP extreu un informe basat en la "Data del document" en relació amb la "Data del banc".

# 2: conciliació del proveïdor

Es prepara una declaració de conciliació del proveïdor per assegurar-se que les entrades comptables aprovades als llibres del proveïdor coincideixen amb les entrades comptables aprovades als nostres llibres.

Els motius de les desviacions són els següents:

1. El venedor no pot reservar devolucions de compra reservades per nosaltres.
2. Els xecs emesos per nosaltres no es poden reflectir als seus llibres. Generalment passa quan el xec es perd o es perd en trànsit.
3. Mercaderies en trànsit no enregistrades per nosaltres, sinó registrades pel venedor;

# 3 - Conciliació de clients

Una declaració de conciliació de clients és molt similar a la conciliació de proveïdors. Està preparat per comprovar si els llibres del client estan sincronitzats amb els nostres llibres. La majoria de les empreses consideren la conciliació de clients com una prioritat sobre la conciliació de proveïdors. Es deu al fet que els clients es poden cobrar diners i sempre és millor conciliar-los de manera que els pagaments no estiguin pendents a causa d'algunes qüestions relacionades amb les entrades comptables.

Els motius de les desviacions són els següents:

1. Les devolucions reservades pels clients no apareixen als nostres llibres.
2. Impostos deduïts pel client que no es comptabilitzen als nostres llibres.
3. Les mercaderies en trànsit es registren com a venda al nostre llibre major.
4. Els pagaments transferits directament al nostre compte bancari no es registren.

Una bona pràctica és realitzar conciliacions mensuals de clients de manera rotativa. Permeteu-nos que una empresa tingui 100 clients estranys i que s’hagin de fer conciliacions d’uns 10 a 15 llibres comptables cada mes.

A més, un cop finalitzada la conciliació i certificada per les dues parts, es pot emetre un certificat de confirmació de saldo per al període donat. Assegurarà que no cal revisar de nou els saldos d'obertura. També ajuda a resoldre disputes.

# 4 - Conciliació entre empreses

Les empreses del grup (holding, filials, etc.) han de preparar llibres de comptes consolidats. Aquests llibres han d’eliminar les transaccions entre empreses, com ara la venda de Holding Co. a la seva filial Co. Per això, és molt important que els seus llibres de comptes estiguin sempre sincronitzats i, per tant, s’han de conciliar periòdicament abans de fer el procés de consolidació. .

# 5 - Conciliació específica del negoci

Totes les empreses hauran de preparar altres conciliacions per sobre de les bàsiques esmentades anteriorment. Un exemple d'això és la conciliació de costos de mercaderies

Aquesta conciliació no s'aplicarà a la indústria de serveis, ja que no tenen inventari. Tot i això, és vital per a les empreses que tinguin inventari.

Quin és el cost de la mercaderia venuda?

Cost de la mercaderia venuda = Accions inicials + Compres - Accions finals

Cost de la mercaderia venuda = Venda - Benefici

Qualsevol dels dos mètodes pot arribar a costar les mercaderies. Tots dos han de ser la mateixa quantitat. En cas contrari, s’hauria de preparar una declaració de conciliació per conèixer els motius de les diferències. A més, s’hauria de dur a terme la verificació física de l’estoc de tancament i s’hauria de conciliar el mateix amb l’estoc de tancament que apareix als llibres de comptes.

Consells útils per a MS Excel mentre es realitzen les conciliacions

1. Cal preparar una plantilla estandarditzada amb totes les fórmules essencials a Excel. (Es pot utilitzar el format il·lustrat més amunt)
2. En el cas de conciliació entre el venedor i el client, Factura núm. actua com un camp estàndard que es pot prendre com a base per realitzar la funció Vlookup i fer que el procés de conciliació sigui més senzill. Assegureu-vos de fer un enganxat especial després d’utilitzar la funció Excel Vlookup.
3. Filtra les entrades de dèbit i crèdit per separat i concilia-les individualment. Una altra manera de separar les entrades és filtrar-les segons el tipus, és a dir, Pagaments, Factures, Devolucions i Altres ajustos. Conciliar-los per separat i sumar les diferències resultarà útil.
<