photosdematures.com

Definició del llibre major de comptes a pagar

El llibre major de comptes a pagar, també conegut com el llibre major del creditor, és el llibre major filial que recull els detalls dels diferents proveïdors o venedors de l’empresa juntament amb els saldos dels seus comptes, destacant l’import pendent a pagar per l’empresa.

Realitza un seguiment de la informació a pagar específica de cada factura, inclosos:

• Data de la factura
• Nombre de factura
• Nom del proveïdor / proveïdor
• Quantitat de comanda
• Import a pagar

El saldo del compte de llibres generals dels comptes a pagar es compara amb el saldo del llibre major de comptes a pagar per assegurar que els dos comptes coincideixen. Aquesta comparació es fa com a part del procés de tancament del final del període (trimestral / anual).

Exemple de llibre major de comptes a pagar

Analitzem l'exemple següent per obtenir més comprensió:

Les transaccions de compra de Titan Sports Gear Company són:

• 12 de març: es van adquirir 20.000 dòlars d’inventari de mercaderies, amb termes de 2/15 n 45, destinació FOB als proveïdors de Mighty Sun
• 18 de març: mercaderia retornada per valor de 3.000 dòlars, que va resultar danyada durant els enviaments del 12 de març.
• 27 de març: pagat per la mercaderia de la compra del 18 de març als proveïdors de Mighty Sun menys la devolució i el descompte.

Les transaccions comptables es van registrar segons el mètode d’inventari perpetu a les entrades de revistes a pagar següents:

Diari de compra

Inventari de mercaderies A / C Dr …………………………………………… 20.000 $

Comptes per pagar A / C …………………………………………………………… 20.000 $

Diari de Desemborsament en efectiu

Diari General

Aquestes revistes es publicaran als comptes a pagar de la manera següent:

Compte de proveïdor: proveïdors de Mighty Sun

En conseqüència, el llibre major del proveïdor / filial s’actualitzaria per als proveïdors de Might Sun com:

Com podem veure a les taules anteriors, el saldo del proveïdor de Mighty Sun Suppliers és de 0 $ (NIL) i el saldo del compte a pagar també és de 0 $ (NIL). Com que tots dos coincideixen amb precisió, no és essencial preparar un calendari complet de comptes a pagar. Si hi ha algun import de saldo pendent, caldria fer un calendari separat dels comptes a pagar. 

El tractament dels comptes a cobrar també seria d’una manera similar.

Tot i així, cal mantenir una certa precaució i coherència. Aquest exemple és només per a un proveïdor i un mes. Podria haver-hi diverses entrades i diversos venedors per a una empresa. Per tant, hauria d’haver-hi un mecanisme adequat i sense marge per als errors, ja que la reconciliació pot ser una tasca difícil.

Problemes relacionats

A continuació es mostren les maneres en què el control del llibre major es pot desincronitzar amb els comptes a pagar:

1. S'ha fet una entrada manual en un dels llibres i no s'ha conservat cap altre registre. Això dificultarà la reconciliació.
2. És possible que la publicació a General Ledger (GL) des del mòdul Comptes a pagar s'hagi desactivat en algun moment del temps. Això és especialment en cas de gravació automatitzada d’entrades.
3. És possible que s'hagi interromput una tasca de publicació a causa d'un error humà o una fallada de corrent durant el treball. Cal considerar un registre de transaccions per a les entrades fora de saldo. En cas que falti un lot complet, s'hauria de comparar l'historial de factures amb el llibre major.
4. Hi ha la possibilitat que totes les publicacions es produeixin correctament en el moment de l'entrada, però el fitxer es va danyar provisionalment. Com a mètode de prevenció, les còpies del fitxer s’han d’emmagatzemar en format físic o electrònic.

Avantatges del llibre major de comptes a pagar

• Aquest llibre major pot oferir una instantània ràpida dels saldos del proveïdor actuals.
• És útil com a model per al control intern i l’auditoria.
• Els administradors i els comptables poden comparar el saldo subsidiari amb el saldo de llibres majors per prevenir errors.
• A més, ajuda a la segregació de funcions entre els empleats. Hi hauria un empleat independent que registra la transacció i un altre que comprova si hi ha possibles errors. Garantirà eficiència i fort control intern.
• Aquesta informació es pot utilitzar per crear un informe d’envelliment que mostrarà encara més el nom del proveïdor amb avisos endarrerits individuals. També destaca l'import pendent de cada factura que ha quedat sense pagar. També es ressaltarien els canvis en el flux de caixa provocats.
• A més, si es produeix un augment del nombre de factures endarrerides, es poden ressaltar problemes amb els cobraments de comptes per cobrar. Assenyala que els clients triguen més de l’habitual a pagar, cosa que pot requerir una atenció immediata.

Conclusió

L'existència d'un llibre major de comptes a pagar no és obligatori, però és preferible per mantenir els llibres de comptes nets i organitzats. Aquests llibres ajuden a fer un seguiment dels pagaments a cobrar i a pagar durant diversos anys. També és una eina crítica durant el procés d'auditoria i es pot vincular amb èxit en cas d'investigar entrades individuals.

Els comptables especialitzats o les persones amb una llicenciatura en comerç poden realitzar aquestes tasques, cosa que facilita el manteniment d’aquests comptes a les petites oficines i als venedors.