photosdematures.com

Què és el registre de documents?

El manteniment de registres és una etapa principal de la comptabilitat que ens indica com mantenir un registre de les transaccions comercials monetàries amb l’objectiu de fer un seguiment permanent de totes les transaccions, conèixer la imatge correcta dels actius-passius, beneficis i pèrdues, etc., mantenir el control de les despeses amb amb l'objectiu de minimitzar les despeses i disposar d'informació important a efectes legals i fiscals

Passos per al mètode de manteniment de registres

1. Identificació de les transaccions
2. Gravació a la revista
3. Classificació de la naturalesa de la transacció
4. Publicació al llibre major
5. Equilibri de comptes
6. Preparació d’un estat financer
7. Interpretació dels estats financers
8. Comunicant-ho als grups d'interès

Exemples de registre

Exemple 1

ABC limited és una empresa propietària única que realitza petites botigues en un mercat d’Atlanta. Està negociant roba i té entrada principal i sortida principal de la següent manera:

• Entrades: la venda procedeix del client
• Sortides: compra de material a proveïdors i pagament de despeses relacionades

A efectes de manteniment de registres, ABC limited haurà de mantenir caixes diàries diàries per mantenir els saldos bancaris i els efectius menors. Al final de l'any, han de preparar els resultats per a pèrdues i guanys i el balanç per verificar la rendibilitat de l'exercici. És una de les maneres més senzilles de mantenir els registres de la transacció comercial.

Exemple 2

• Amazon.com és una corporació multinacional que opera a tot el món i dóna feina a milions de persones. Cada dia es duen a terme milions de transaccions, i per mantenir l'interès de la companyia i garantir el compliment adequat dels estatuts i mantenir la confiança dels grups d'interès, s'ha de dur a terme una comptabilitat contínua.
• Cal col·locar equips separats per garantir que totes les transaccions monetàries que realitzi l’empresa es registrin als llibres sense cap desviació. A més, aquest tipus de comptabilitat ha de garantir que les transaccions es registrin segons els principis comptables generalment acceptats aplicables localment i altres estatuts aplicables.

Aquest és un dels exemples més complexos de mantenir els registres del negoci.

Tots dos exemples tenen els seus propis mèrits i desavantatges, però mantenen els seus camins.

Avantatges del manteniment de registres

• Registre permanent i fiable - Ajuda a mantenir el registre permanent de totes les transaccions, cosa que ajudarà a garantir la fiabilitat de les dades.
• Exactitud aritmètica dels comptes - El registre continu de les transaccions ajudarà a identificar qualsevol inexactitud aritmètica que es pogués produir. Per exemple, excés de pagament a proveïdors o doble pagament de qualsevol transacció.
• Resultat net de les operacions comercials - Donarà els beneficis obtinguts durant el període determinat en funció de les operacions comercials en curs.
• Constatació de posicions financeres - Ajuda a identificar la posició financera del negoci.
• Càlcul de quotes - Tots els passius i quotes pendents d’un determinat moment es poden calcular en funció dels estats financers adequats preparats.
• Control sobre actius i préstecs - Es pot realitzar un millor control sobre els actius i els préstecs; això ajudarà a gestionar els fons i les diferents posicions del negoci.
• Identificar dos i no fer - Els estats financers ajuden a trobar coses que han sortit malament i que cal corregir en el futur per garantir millors operacions en el futur.
• Fiscalitat - És altament recomanable i necessari per a les autoritats fiscals. Per completar les seves avaluacions, els empresaris han de mantenir adequadament els registres que ajudin a determinar la responsabilitat tributària sobre ells
• Presa de decisions de gestió - La gestió depèn molt dels registres financers per dur a terme la planificació de les operacions comercials. A més, també necessiten un informe continu per part del nivell mitjà sobre els progressos aconseguits en termes financers. El finançament de l’organització regeix totes les decisions estratègiques
• Requeriments legals - Hi ha un requisit massiu d’estatuts, PCGA locals, NIIF, etc., per mantenir els llibres de comptes adequats, per garantir la transparència de l’empresa.

Inconvenients del manteniment de registres

• Clerical - Per a les grans organitzacions, el registre de documents és un treball molt tediós i continu. Se’ls fa difícil mantenir el mateix
• Manual i monòtona - És una feina molt manual. Cal fer el mateix treball tantes vegades com es realitzi la transacció. Això fa que sigui una feina molt monòtona.
• El subjectiu ha de comprovar-lo abans d’analitzar-lo - Diversos aspectes comptables com l'amortització, la valoració de valors, etc. requereixen supòsits que fan que la comptabilitat sigui altament subjectiva. Cal verificar la viabilitat d’aquests supòsits abans d’analitzar els estats financers

Limitacions

• Només es poden registrar les transaccions monetàries - A l'empresa, tots dos: els aspectes monetaris i no monetaris són essencials. No obstant això, en el registre de documents només es poden cobrir les transaccions monetàries. Les virtuts no monetàries com el personal format no es poden registrar als llibres de comptes.
• Els efectes dels canvis en els nivells de preu no es consideren - La inflació és un requisit permanent que s’ha de tenir en compte en registrar els actius; tanmateix, a la comptabilitat no es pot considerar la inflació mentre es registren les transaccions.
• Comptabilitat històrica: Tots els actius s’han de registrar com a cost històric. Això no ajudarà a identificar el valor actual de l’actiu al mercat.

Punts importants

Qualsevol canvi en el mètode de manteniment de registres només es pot permetre si:

1. Cal tenir en compte la substància sobre la forma
2. Per obtenir millors requisits de divulgació
3. Necessitat per les normes comptables

Conclusió

El registre de documents és un art de registrar i divulgar transaccions financeres. Requereix una mica d’expertesa i tàctiques que no només ajudaran a mantenir la imatge de l’organització, sinó que també ajudaran a obtenir finançament i licitar les ofertes de negoci. Per demostrar l'exactitud de les transaccions, el registre de documents dóna un gran impuls i ajuda a mantenir una imatge com a organització empresarial ètica al mercat.