photosdematures.com

Què són els diaris de compra?

Les revistes de compra són revistes especials que una organització fa servir per fer un seguiment de totes les compres de crèdit. També es coneix com a llibre de compres o diari de compres. Mentre les transaccions de crèdit es registren al llibre de compres, les compres en efectiu s’introdueixen en un diari general. Val a dir que només es registra la compra per crèdit de mercaderies en aquestes revistes i s’exclou qualsevol despesa de capital.

La majoria de les organitzacions tenen un departament de compra separat que s’encarrega del procés complet de compra, que consisteix en la identificació dels productes necessaris, la classificació, la sol·licitud de pressupost, la realització de la comanda i la confirmació de la recepció de productes coincidents amb la descripció desitjada.

Components de l'entrada del diari de compra

# 1 - Dues festes

En cada compra, hi ha dues parts, un comprador i un venedor. Les dues parts accepten un preu que paga el comprador en concepte de béns o serveis. Aquest preu de compra és l'import de la transacció per a totes les revistes de compra. La persona o organització a partir de la qual es realitza la compra es diu Proveïdor i, quan es realitzi la compra a crèdit, el Proveïdor apareixerà com a creditors al balanç fins al moment del pagament.

# 2 - Compra de crèdit

Una organització adquireix diversos productes i serveis de diversos proveïdors. Quan es compra un bé a crèdit, es publica la següent entrada del diari - Suposem que X Ltd. va comprar béns per valor de 500 $ a Y Ltd. -

Quan es fa el pagament -

# 3 - Factura

La factura és un document que el venedor emet al comprador. És un document detallat. Conté la data de la factura, el nom i l'adreça del proveïdor, el nom de l'organització a la qual es factura, l'adreça i el nom de l'organització on s'envien les mercaderies, la quantitat i la descripció de les mercaderies, el mètode de pagament que necessita el proveïdor, la moneda de la factura, impostos, etc. La factura és un document important, que és un problema juntament amb la mercaderia, i quan arriba al comprador, el comprador farà coincidir la mercaderia arribada amb la comanda de compra realitzada.

# 4 - Departament de compres

La majoria de les organitzacions tenen un departament de compres separat que s’encarrega de l’adquisició del bé. Per tant, quan qualsevol persona o departament necessiti alguna mercaderia, ha d’enviar una sol·licitud al departament de compres, si la mercaderia ja està disponible al magatzem o a l’emmagatzematge, el departament de compra emetrà la mercaderia. Si els béns no estan disponibles, l'equip de compres identificarà el proveïdor especialitzat en els béns necessaris i realitzarà la comanda. Un cop arribada la comanda, comprovaran que coincideixi amb la descripció requerida i que la quantitat coincideixi amb la sol·licitada. Un cop el departament de compres confirma que s’ha rebut la mercaderia, la factura passa als comptes de pagament.

# 5 - Nota de crèdit

En els casos en què els béns subministrats no coincideixin amb la descripció, tinguin problemes de qualitat o danys, i el Comprador ha de retornar-la al Proveïdor. A continuació, el proveïdor emetrà un document anomenat Nota de crèdit, que s’ajustarà en el futur als pagaments de mercaderies. Diguem que X Ltd. va retornar un valor per valor de 1.000 dòlars i Y Ltd. va emetre una nota de crèdit per aquest valor. La propera vegada que X Ltd. adquireixi 5.000 dòlars, només ha de pagar 4.000 dòlars, ja que 1.000 dòlars s’ajustaran a la nota de crèdit.

# 6 - Llibre de compra

El llibre de compres registra totes les compres de crèdit en un sol lloc i s’hi mencionen les dades dels proveïdors, el número de factura, la moneda, la quantitat i altres detalls. Els saldos d'aquests proveïdors del llibre de compres es transfereixen a llibres comptables individuals i es carrega un total de capçaleres de despeses a un compte de despeses. Aquest és un dels llibres bàsics del procés de comptabilitat, que és essencial per preparar els saldos de llibres majors, el saldo de prova i els comptes finals. A continuació es mostra un llibre de compra de mostra XYZ Ltd per a l’agost del 2019. En aquest cas, els saldos de 500, 1.000 i 2.000 dòlars es publicaran a llibres comptables individuals de Nike, Adidas i PUMA Ltd. A més, el compte de compra es carregarà per 3.500 dòlars.

Avantatges de les revistes de compra

• Els detalls de tots els proveïdors es troben en un sol lloc, cosa que ajuda a conciliar els saldos del llibre major i el saldo de prova
• Fàcil manteniment i seguiment de dades per a l'anàlisi del proveïdor
• La compra total de crèdit i el tipus de compra es troben en un sol lloc
• Un document imprescindible per al bon funcionament del departament de compres
• Durant les auditories de final d’any, la cerca de números de factura relacionats amb qualsevol proveïdor es pot accedir a les revistes de compra
• Un dels llibres famosos i àmpliament mantinguts

Inconvenients de les revistes de compra

• Es necessita un comptable independent que costi temps i diners
• Si al llibre de compres se selecciona un compte de proveïdor incorrecte, es produirà un error en la preparació del saldo de prova i dels comptes finals

Conclusió

Les revistes de compra són una part vital i essencial del procés comptable de qualsevol organització. Quan s’implementa amb cura, un sistema de so ajudarà a comprar a temps, cosa que permetrà estalviar temps i diners. A més, l’anàlisi de compra extret d’aquestes revistes ajuda a la negociació de nous contractes. Les revistes de compra també ajuden en la gestió dels creditors, el seguiment de l’estat de les mercaderies retornades, les notes de crèdit i els saldos actualitzats de llibres majors dels proveïdors, que són necessaris perquè un negoci tingui èxit i estigui actualitzat. També ajuda a facilitar l'auditoria proporcionant les dades necessàries pels auditors.