photosdematures.com

Formulari complet de PO - Comanda de compra

La forma completa de les sigles PO és Ordre de compra. És un document elaborat i enviat pel departament de compres del comprador al venedor que menciona la descripció, la quantitat i el preu acordats mútuament per als béns o serveis que es pretén adquirir. Els equips de compra o adquisició l’utilitzen per fer comandes a parts externes.

Característiques de PO

Normalment, els detalls següents inclouen una comanda de compra.

• Quantitat que es pretén obtenir
• Descripció del producte o servei
• Marques particulars o codi de producte, si cal
• Per preu unitari
• Cronologia de lliurament desitjada
• Lloc d'enviament per al lliurament
• Adreça de facturació
• Termes i condicions relacionats amb el pagament i el lliurament

Tipus de PO

Normalment s’utilitzen quatre tipus de comandes de compra.

# 1 - Comanda de compra estàndard

Es fa quan es coneixen totes les principals condicions de compra en el moment de fer la comanda, com ara la quantitat, el preu, el termini de lliurament i les condicions de pagament. Com a tals, s’utilitzen quan hi ha certesa respecte a l’ordre i els termes relacionats.

# 2 - Comanda de compra prevista

S'emet quan es coneixen la majoria de les dades relatives a la comanda en el moment de preparar la comanda, però no es coneixen els terminis i terminis de lliurament exactes. Així, quan es fa aquest PO, es compromet la quantitat necessària i el preu a pagar, però només s'esmenta un calendari de lliurament estimat.

# 3 - Comanda de manta

Aquesta OP es fa quan tampoc no es coneixen detalls sobre el preu i la quantitat. Només s'esmenten els detalls de l'article amb els terminis de lliurament. Tanmateix, la quantitat màxima s'esmentarà al PO i el comprador podrà comprar dins del límit especificat. A més, es pot esmentar el rang de preus estimat.

# 4: Ordre de compra del contracte

En aquest PO, el producte o servei també és desconegut. Es poden esmentar els termes i condicions que s'han d'acordar amb el venedor.

Com funciona PO?

Sempre que l’empresa té el requisit d’adquirir qualsevol producte o servei, el comprador fa arribar un PO al venedor. En rebre el PO, el venedor dóna una confirmació al comprador de si aquesta comanda pot ser completada per ell o no. En cas que el venedor consideri que no és possible completar la comanda, es comunicarà el mateix i es cancel·larà el PO. Si es vol completar la comanda, es faran gestions per a la mateixa. En finalitzar la comanda, el venedor envia una factura al comprador mencionant el número de PO corresponent perquè el comprador pugui fer coincidir el mateix amb el lliurament real. Un cop augmentada la factura real, cal efectuar el pagament segons les condicions de pagament acordades.

Format d'exemple de PO

A continuació es produeix un format de comanda de compra.

Diferència entre la comanda de compra i la factura

L'ordre de compra s'emet per fer una comanda de béns o serveis. El mateix emet el comprador al venedor. Inclou les dades relatives a la comanda i al seu lliurament. PO constitueix el contracte de compravenda.

El venedor emet una factura al comprador un cop finalitzat el lliurament sol·licitant al comprador el pagament de l’import final. La factura consisteix en el preu i l'import final a pagar, les condicions relacionades amb el pagament i el període de crèdit permès al comprador. La factura s’emet un cop finalitzat el lliurament de béns o serveis. A diferència de PO, la factura confirma el contracte de compravenda.

Importància de les OP

Una comanda de compra és un document molt útil que s’utilitza per fer una comanda. Ajuda a comunicar els requisits al venedor de manera clara. Quan es realitza el lliurament real, es pot comprovar el mateix amb la comanda de compra per tal de trobar qualsevol diferència entre els dos. És convenient que el venedor i el comprador conservin documentades les dades de la comanda mitjançant la comanda de compra.

Avantatges

• PO ajuda el comprador a fer una comanda dels béns i serveis que pretén adquirir sense efectuar el pagament.
• Ajuda a fer un seguiment de les comandes i evita la duplicitat de les comandes.
• És un document important que forma part d’una pista d’auditoria.
• Per al venedor, és útil per obtenir informació sobre els requisits del comprador.
• El lliurament real es pot examinar amb la comanda de compra i es pot qüestionar qualsevol discrepància.
• PO serveix com a document legal que evidencia els termes acordats per a la compra de béns o serveis.

Desavantatges

• Fins i tot per a comandes més petites, cal fer PO i sembla que no es necessita documentació innecessària per a comandes tan petites.
• La generació de comandes de compra és un procés que requereix molt de temps.

Conclusió

Les comandes de compra les utilitzen gairebé totes les empreses com a part del procés de contractació. El mateix és útil per tenir una comunicació clara respecte a l’ordre que es fa.