photosdematures.com

Formulari complet de GRN: Nota rebuda de mercaderies

La forma completa de GRN és Nota rebuda de mercaderies. El GRN fa referència al document comercial que omple el client en el moment de rebre la mercaderia per part del venedor per confirmar la recepció de la totalitat de la mercaderia acordada entre les parts implicades i que sovint es compara amb la comanda de compra ( PO) abans d’emetre el pagament al venedor de la mercaderia.

Característiques de GRN

A la fabricació i altres tipus d’organitzacions, on el procés organitzatiu inclou el transport de les mercaderies d’un lloc a un altre o el transport des del mercat exterior al magatzem, etc., la nota de rebut de les mercaderies té un paper molt important. De vegades, el temps de processament pot ser lent de l’habitual i es pot rastrejar a partir de la nota de rebut de mercaderies.

Una de les característiques importants de la nota de recepció de mercaderies és que, quan la mercaderia es transporta a la botiga, el responsable de la botiga pren aquest document com a prova de si les mercaderies són segons la quantitat requerida, si la quantitat requerida, tal com s’escriu a la nota en realitat es rep o no. Per tant, la nota de recepció de mercaderies també es converteix en prova i es converteix en la pista d’auditoria.

Què s'ha d'incloure a la nota de mercaderies rebudes?

Normalment, a l’organització, la tasca de preimpressió de la nota de rebut de mercaderies és del departament de la botiga. Per tant, la direcció hauria de formar-los adequadament pel que fa a tot el que cal incloure a la nota de rebut de mercaderies. Es prepara la llista següent sobre les coses importants que s’han d’incloure a GRN:

• La part superior del GRN mostra el nom del proveïdor de la mercaderia.
• El segueix la data i l’hora d’emissió i la data i hora de recepció de la mercaderia pel departament de la botiga.
• L’adreça adequada del lloc on s’ha de transportar la mercaderia i el lloc on s’ha de lliurar la mercaderia juntament amb el codi PIN adequat.
• La descripció de la mercaderia que es transporta juntament amb la quantitat de cada tipus de producte, la tarifa i el preu de la mercaderia.
• El final del GRN es realitza mitjançant la signatura i el nom del personal autoritzat, tant del proveïdor com del gerent de la botiga i del secretari que se suposa que ha de rebre la mercaderia.

Procés de GRN

El següent és el procés de GRN:

• La recepció de la factura i el repte i la descàrrega de la mercaderia a les botigues.
• La verificació física del nombre de mercaderies rebudes juntament amb la descripció de les mercaderies.
• Si les mercaderies es disputen o són de poca quantitat, es contacta amb el proveïdor per demanar-li el motiu.
• Després de comprovar la quantitat, es fa la prova de qualitat.
• Challan haurà de fer un reconeixement i l’enviarà al proveïdor.
• Després del pas anterior, el departament receptor prepararà el GRN en 5 exemplars. Original per a ells, i la resta al departament de compres, departament de comptes, un al gerent de la botiga i un altre a la persona que fa la sol·licitud de compra.
• Basant-se en això, es fan entrades a llibres majors de botigues.

Importància

• Per a qualsevol departament de comptes, la nota de rebut de mercaderies és un document molt important, ja que serveix per al propòsit del principi d’objectivitat de la comptabilitat. Qualsevol inscripció als llibres de comptes ha de ser obligatòriament acreditada per la prova en format documental.
• A més, abans de realitzar qualsevol pagament de productes al venedor, la mercaderia es verifica amb el GRN. A més, en una organització, per reduir la probabilitat d’errors i fraus, és important que una altra persona comprovi el treball d’una persona i que una persona no participi en més d’un procés continu. Per tant, a causa de GRN, el treball organitzatiu és inspeccionat per diferents persones.
• Atès que la quantitat física real de mercaderies es comprova amb la nota de rebut de mercaderies; el pagament només es fa per aquells béns que realment es reben. Per tant, s’evita el pagament indegut.
• Aquest document també té un paper important en el proveïdor. El proveïdor pot demostrar amb l'ajut del GRN que la mercaderia s'ha enviat des del seu final, ja que el GRN és un document legal oficial i es pot acceptar com a prova al tribunal.

Nota de mercaderies rebudes contra nota d’enviament de mercaderies

A continuació es mostren les diferències entre la nota rebuda de mercaderies i la nota d’enviament de mercaderies:

• L’enviament de mercaderies (GDN) el sol·licita el departament d’enviament del proveïdor, mentre que la nota rebuda de mercaderies l’elabora el departament receptor del comprador.
• Sense una GDN augmentada, el departament de comptes del proveïdor no pot elevar la factura mentre que, sense GRN, el departament del comprador no pot efectuar pagaments ni entrades als llibres.

Beneficis

A continuació es detallen els avantatges dels béns rebuts amb una nota:

• Funciona com a prova per als auditors i, per tant, s’inclou en els procediments de la pista d’auditoria.
• GRN mostra la quantitat real rebuda i, per tant, es pot detectar la pèrdua d'un major pagament als proveïdors.
• És prova de lliurament. És un document legalment exigible i es pot presentar al jutjat.
• El personal de l'equip logístic es fa responsable en cas d'errors o fraus, ja que la quantitat sempre ha de coincidir amb la quantitat de GRN. Es crea un sentit de la responsabilitat i l’alerta entre l’equip.
• Els departaments financers de les empreses més grans poden utilitzar aquest document per tal de comparar la quantitat de mercaderies ordenades i la quantitat realment rebuda i registrada als llibres.

Conclusió

GRN és l'abreviatura utilitzada per a les mercaderies rebudes amb la nota. Com el seu nom indica, la nota de mercaderia rebuda és la nota de la confirmació de la recepció de la mercaderia pel client o el comprador per part del venedor, que el comprador ha omplert en el moment en què la mercaderia realment es rep. És un document legal oficial i es pot acceptar com a prova al tribunal.