photosdematures.com

El cicle de comptes a pagar també conegut com Procurar a pagar és la sèrie de processos diferents de l’empresa que inclouen les diferents activitats necessàries per a la compra del producte, des de fer la comanda de la mercaderia fins als proveïdors, després de comprar i obtenir el lliurament de la mercaderia. finalment efectuar el pagament final degut al proveïdor contra el mateix.

Què és el cicle de comptes a pagar (AP)?

El cicle Comptes a pagar també es coneix com a "Procurar a pagar" o "P2P", el cicle és una sèrie de processos que consisteixen en el departament de compres i pagaments de l'empresa i que porten a terme totes les activitats necessàries des de fer una comanda fins a proveïdors, comprar béns i realitzar els pagaments finals. als proveïdors.

Cada empresa té dos cicles empresarials principals: el cicle d’ingressos i el de despeses.

• El cicle d’ingressos inclou activitats com ara vendes, màrqueting, relació amb els clients, recaptació d’ingressos, etc.
• El cicle de despeses inclou compres, pagaments de proveïdors, despeses de producció, salaris i sous, etc. El cicle de comptes a pagar és una part important del cicle de despeses.

A continuació es mostren els passos inclosos al cicle de comptes per pagar:

1. Determinació dels béns necessaris
2. Procés de contractació
3. Cerqueu proveïdors
4. Sol · licitud de proposta
5. Revisa la recepció de pressupostos
6. Negociació
7. Ordre de compra
8. La confirmació del proveïdor
9. Deure de proveïdors
10. En el lliurament de mercaderies amb èxit
11. Entrada de factura
12. Pagament

Analitzem-ho detalladament:

Passos inclosos al cicle de comptes a pagar

Els passos següents s’inclouen al cicle de compra de pagaments:

# 1 - Determinació dels béns necessaris

Les compres es fan en funció de les existències requerides pel departament de producció de l’empresa. El responsable de producció identifica els subministraments necessaris i informa el departament de compres.

# 2: el departament de compres inicia el procés de contractació

Després d'obtenir l'aprovació de les sol·licituds de subministraments de la producció, el departament de compres comprovarà si ja s'han fet algunes comandes similars; si no, es generen documents nous de les comandes de compra.

# 3: cerca proveïdors

Trobar proveïdors és una feina complicada que inclou diversos factors com la localitat, la facilitat de transport, les polítiques de crèdit, la bona voluntat del proveïdor i els seus productes, les connexions passades amb l’empresa i molts més. Tot i això, l’empresa prefereix les transaccions amb proveïdors provats. En altres casos, els proveïdors potencials es seleccionen a nivell local, nacional o internacional mitjançant un port en línia de negocis (com Alibaba.com), referències, etc.

# 4- Sol·licitud de proposta

Després de seleccionar alguns proveïdors potencials, es lliura un document formal per rebre pressupostos dels articles. El document es coneix com a sol·licitud de proposta (RFP). El proveïdor envia una proposta, incloses les tarifes i qualitats del producte, i demana a l’empresa que faci negocis amb ells.

# 5 - Revisió de la recepció de pressupostos

L’empresa revisa les ofertes enviades per diferents proveïdors i filtra els proveïdors que poden complir els requisits de l’empresa. L’empresa informa els proveïdors seleccionats sobre el seu interès a fer ofertes de compra.

# 6: l'empresa inicia el procés de negociació

La negociació és un procés trepidant i, de vegades, que consumeix molt de temps, on el comprador sol·licita al venedor que baixi les seves tarifes, ofereixi una política de crèdit liberal i altres termes bàsics de negociació, com ara descomptes, qualitat dels productes, despeses de transport, lliurament i condicions d’assegurança. El procés de negociació realitza el filtratge i la companyia ha identificat els millors proveïdors.

# 7 - Comanda de compra

La companyia en aprovar el proveïdor desitjat li adjudica la comanda enviant el document oficial de la comanda de compra. Confirma el proveïdor sobre els requisits de l’empresa i el termini per al lliurament dels productes o serveis.

# 8: confirmació del proveïdor

L’acord s’inicia quan un proveïdor accepta vendre els seus productes en els termes i condicions sol·licitats. El proveïdor ha d’enviar una confirmació d’acceptació per escrit per correu postal o correu electrònic.

# 9 - Deure dels proveïdors

És obligació del proveïdor preparar i enviar les mercaderies seguint estrictament els terminis i mantenir l’empresa informada sobre l’evolució de la comanda. Cal enviar una notificació quan la mercaderia estigui preparada per enviar-la i un avís d’enviament, inclosos els documents vàlids que especifiquin una descripció de la mercaderia, inclòs el pes o les unitats, la data de lliurament, la ubicació, etc.

# 10 - Inspecció dels béns lliurats

Comença el procés d’inspecció, que inclou tant controls de qualitat com de quantitat. El departament de compra comprova si els béns lliurats són segons l’ordre de compra.

# 11 - Entrada de factures

En cas d'inspecció satisfactòria, si tot sembla adequat, el departament de compres envia l'aprovació al departament de comptes a pagar per iniciar el procés de pagaments. Així, el departament de comptes a pagar fa un registre de la factura, que conté totes les especificacions sobre el pagament, com ara la data final i / o la data final amb el descompte, l'import del reemborsament i altres dades oficials.

# 12 - Pagament

Després de cada comprovació necessària, el departament de comptes a pagar comença a fer pagaments al proveïdor parcialment o totalment segons les normes de l’empresa. Hi ha diverses maneres de fer pagaments als proveïdors, com ara:

• Pagaments en efectiu
• Pagament amb xecs (o altres instruments negociables)
• Transferència en línia de tercers
• Pagament amb targeta de crèdit
• Pagaments en dòlars o altres divises (generalment aplicables a les transaccions d’importació);
• Pagament d’intercanvi, és a dir, el pagament d’alguns béns i / o serveis contra els béns i / o serveis rebuts pel proveïdor.

Documents rellevants implicats en el cicle AP

A continuació, es mostren documents importants inclosos al cicle de compra i pagament:

# 1 - Comanda de compra

El departament de compres de l’empresa genera una comanda dels béns necessaris i l’envia al venedor. La comanda detalla el proveïdor sobre els articles i les quantitats. També s’especifica la data en què s’ha de lliurar la mercaderia.

# 2 - Informe de recepció

Després de lliurar la mercaderia, la direcció inspecciona l'enviament i comprova la qualitat, la quantitat i altres aspectes essencials. Després d'una inspecció completa, es crea un informe detallat anomenat de recepció de l'informe.

# 3 - Factura del proveïdor

El document és el contracte legal en què el venedor detalla la mercaderia, la tarifa per unitat i l'import total juntament amb l'import imposable aplicable. També s’especifica la pòlissa de crèdit i la data final de pagament.