photosdematures.com

Què és el pressupost?

El pressupost es refereix al procés utilitzat per les empreses en què es fa la projecció detallada dels ingressos i les despeses de l’empresa per al futur període de temps específic tenint en compte els diferents factors interns i externs vigents en aquell moment.

El pressupost és el pla que pretén esbrinar els ingressos i les despeses d’operacions previstes d’una organització per a un període futur. En altres paraules, per als negocis, el pressupost de les entitats és el procés d'elaboració d'un estat detallat dels resultats financers que es preveu per a un període determinat. Es tracta d’estimar el futur tenint en compte les aportacions de la direcció tenint en compte els factors interns i externs de l’organització.

En totes les organitzacions, el departament de finances té un paper vital en la preparació del pressupost en consulta amb una direcció superior. És un document que es remet a la comprovació de salut de l'organització durant el període pressupostat.

El pressupost està preparat per dur a terme diverses funcions, com ara planificar activitats, desenvolupar projectes, provar i implementar programes, etc. Hi ha nombroses funcions per a les quals una entitat el prepara. Això pot augmentar les possibilitats d’obtenir beneficis en un entorn determinat i ajudar al procés de presa de decisions de gestió.

No obstant això, els enfocaments es poden dividir en dos punts principals com es mostra a continuació;

Enfocament descendent dels pressupostos

En l’enfocament de dalt a baix, la direcció superior prepara el pressupost segons l’objectiu de l’organització i el transmet als gestors per a la seva implementació. Els suggeriments i les aportacions poden haver estat preses pels gestors abans de la seva preparació, però la consideració dels seus suggeriments per a aquesta preparació depèn exclusivament de la profanació de la direcció.

El pressupost descendent comença amb l’estimació de costos a un nivell superior. Tot el pressupost es divideix en tasques de primer nivell i, a continuació, per sota del nivell i després per sota del nivell.

• La gestió a partir de tendències i experiències anteriors calcula el cost i els ingressos, tot tenint en compte les influències internes i externes, com ara un augment / disminució del cost salarial, la situació econòmica del país, etc.
• L’experiència i les condicions actuals del mercat són elements crítics per a la preparació del pressupost. S'espera que la direcció conegui l'actualitat del mercat i la història de l'organització.
• La direcció pot rebre aportacions dels gestors en la preparació inicial. Això ajudarà la direcció a reconèixer els sentiments del personal més baix i les expectatives a nivell organitzatiu.
• La direcció considerarà la pressió del marge, els factors macroeconòmics com un canvi en la legislació fiscal, així com els factors interns com l’assignació de recursos.
• La direcció també pot revisar els companys, els seus pressupostos i la seva rendibilitat per comparar-los amb l'organització. Això ajudarà a establir objectius per a l'organització i augmentarà el marge o la rendibilitat i superarà en el mercat. La comparació amb els parells pot ser a nivell de facturació, nivell de costos o nivell de rendibilitat global. Aquest exercici ajuda la direcció a conèixer els motius de la bretxa entre les organitzacions.
• La direcció publica la finalització del pressupost de nou per a les aportacions del gestor. La direcció pot considerar les aportacions proporcionades pels gestors i finalitzar-les.
• Després de la finalització, la direcció desplegarà els recursos d’acord amb l’objectiu fixat pel pressupost i, si es requereix, haurà de ser comunicada a totes les petites unitats / departaments comercials.

Avantatges

1. Tindrà un enfocament funcional corporatiu global més que un enfocament divisional, ja que la preocupació de la direcció serà el creixement global de l’organització.
2. Estarà en mans experimentades i la direcció, si cal, pot comptar amb l’ajut d’un foraster.
3. Serà ràpid i s’ignoraran les qüestions interdepartamentals.
4. Serà agressiu cap al creixement de l’organització.

Desavantatge

1. Els administradors / administracions més baixes estaran motivats perquè no tenen la propietat sobre el pressupost i tendeixen a pensar que la direcció s’ha establert objectius pràcticament impossibles.
2. És possible que la direcció superior no tingui informació detallada sobre l’organització i això pugui afectar el seu pressupost.
3. Les comunicacions interdepartamentals tindran un èxit, ja que no tindran ni idea de com la direcció s'estableix objectius per a cadascun d'ells.
4. El temps considerable de la direcció es dedicarà a això i pot perdre el camí de l’estratègia.
5. Es tem menys precisió, ja que la direcció de nivell superior no pot tenir la idea de despeses unitàries.

Exemple

ABC Limited prepara el seu pressupost mitjançant l'enfocament Top-Down. La direcció, per augmentar la rendibilitat global de l’organització, estableix un objectiu perquè l’equip de vendes vengui 12.000 unitats a un preu inferior per a l’any. Tot i això, la unitat de producció no pot produir 12.000 unitats en un any i això pot provocar un enfrontament diari entre vendes i producció. Si la direcció hagués pres també aportacions de la unitat de producció, aquesta situació no s’hauria produït. D’altra banda, l’equip comercial ha aconseguit, si ha assolit l’objectiu, esperar un augment o un incentiu per a la seva llibreta de comandes, tot i que no s’ha lliurat el mateix a causa de la menor producció. És possible que la direcció hagi d’assumir aquest cost sense cap addició a la línia superior.

Feu un cop d'ull a aquest curs sobre Modelització financera, on apreneu tot sobre la projecció de comptes de resultats, balanços i fluxos d'efectiu, juntament amb els principals factors de negoci, ingressos i costos.

Enfocament ascendent dels pressupostos

En l'enfocament ascendent, els gerents han de preparar el pressupost del departament / unitat de negoci segons la informació i les experiències passades i el presentaran a la direcció per a la seva aportació i aprovació.

L’enfocament ascendent comença identificant les diferents operacions i tasques realitzades per l’organització. Cada unitat de l'organització revelarà els recursos i els fons que requereixin en els seus pressupostos. Aleshores, el departament de finances consolida els requisits de finançament de tota l’organització i el departament de recursos humans consolidarà els recursos necessaris. El pressupost combinat es lliurarà a la direcció per a la seva aprovació.

• Els administradors de les seves experiències passades i la seva participació en el dia a dia elaboraran un pressupost per al proper període. La direcció els ha demanat que fixin els seus objectius quant als ingressos i al cost.
• S'espera que els administradors tinguin en compte les condicions del mercat i les pressions de marge i els ajudin a fer-lo més realista.
• S'espera que els gestors superin l'entorn intern i considerin també els influents externs.
• A continuació, els administradors assignen el pressupost a la direcció per a la seva revisió i aprovació. Ha de tenir una explicació per a cada partida i, si hi ha una variació significativa respecte al pressupost del període anterior, s’ha de ressaltar a la direcció amb l’explicació.
• Un cop publicada la seva revisió i resolució de consultes, es finalitzarà i s’implementarà a totes les unitats de negoci.

Avantatges

1. Els administradors estaran motivats perquè la propietat del pressupost està a les seves mans.
2. Serà més realista ja que els directius tindran un millor coneixement de les operacions de l’organització.
3. Els administradors estaran més compromesos amb l’organització i els objectius establerts per ells, ja que en són els propietaris.
4. Ara, l’alta direcció només haurà de concentrar-se en l’estratègia empresarial global en lloc de fer-ho en una unitat de negoci.
5. Pot ser molt precís per a la tasca individual, cosa que condueix a una precisió general sobre el pressupost total.

Desavantatge

1. És possible que el pressupost no sigui a l’alçada de l’objectiu general de l’organització, ja que ha estat preparat pels gerents a nivell de la unitat de negoci.
2. Pot ser lent i poden sorgir disputes entre departaments.
3. La direcció pot perdre el control sobre les previsions de l’organització.
4. Els administradors poden establir objectius fàcils d’aconseguir per reduir la pressió.

Exemple

A un preu més baix, l’equip de vendes va pressupostar la venda de 20.000 unitats, i les mateixes unitats pressupostades per producció també amb l’incentiu addicional per a tots els treballadors a $ 1. Finalment, l'equip de vendes va assolir l'objectiu a un preu més baix i l'equip de producció també. Tot i això, la rendibilitat global de l’organització tindrà un èxit com a incentiu donat a la producció, així com un equip de vendes. Per tant, l'objectiu general de l'organització per maximitzar els beneficis no serà suficient, fins i tot si l'augment de les vendes i la producció.

Tipus de pressupost

L’enfocament cap al pressupost depèn de la fase de les organitzacions. Una nova posada en marxa tindrà un pressupost incremental o zero, mentre que una empresa madura pot tenir Kaizen o pressupost base. Analitzem els cinc tipus principals de pressupostos:

# 1 - Pressupost incremental

Aquest tipus de pressupost també es coneix com el mètode tradicional mitjançant el qual es prepara prenent com a referència el pressupost del període actual, i s’afegeixen quantitats incrementals per al nou període.

A Pressupostos incrementals, les xifres de cada despesa i ingrés comencen per les xifres reals de l’any anterior i s’ajusten a la inflació, al creixement global del mercat i a la gestió d’altres factors que consideren adequats. Per exemple, en una organització el salari total pagat als empleats en un any concret és de 500.000 dòlars. Quan estigui preparat per a l'any vinent, es donarà el que dirigeixen que necessiten cinc empleats nous més que rebran 30.000 dòlars cadascun i també es donarà un increment del 10% als empleats existents. Per tant, el pressupost del salari seria de Rs. 700.000 dòlars (500.000 dòlars + 10% de recaptació per als empleats existents + (30.000 dòlars * 5 nous empleats).

# 2 - Pressupost basat en zero (ZBB)

A ZBB, tots els números es restableixen a zero i s’han reflexionat sobre tots els conceptes del pressupost. Els nous números de cada ítem hauran de ser justificats amb un raonament adequat i no seran xifres ad hoc.

Aquest tipus de pressupost ajuda la direcció a evitar les despeses tradicionals que ja no són necessàries. Com que la base és nul·la, la direcció pot pensar de nou en cada partida de despesa i revalorar el requisit o un possible estalvi de costos.

# 3 - Pressupost base (BB)

Aquest tipus de pressupost està preparat per saber quantes despeses hi haurà només per sobreviure (empresa en funcionament). No obstant això, qualsevol despesa incremental superior a aquest nivell es justificarà en funció dels costos que es beneficiïn del mateix.

Generalment s’ha preparat en empreses amb problemes d’efectiu. Per reduir els costos, la direcció només pot fer un pressupost per a la supervivència i qualsevol despesa superior a la mateixa es tallarà. Per exemple: el lloguer, l'electricitat i el personal primari són essencials per dirigir l'empresa, però les despeses de formació, pícnic i celebració no són necessàries per a la supervivència de l'empresa.

# 4 - Pressupost basat en activitats (ABB)

Aquest tipus de pressupost es prepara amb la intenció d'identificar les operacions que generen costos per a l'empresa i com es pot reduir l'esmentat cost respecte al nivell actual. Aquest tipus de pressupost s’utilitza principalment en una organització madura.

El pressupost basat en activitats és un exercici ampliat per trobar el cost de cada activitat en una gran organització i avaluar el valor afegit de la mateixa. Aquest exercici també inclou un procediment alternatiu per realitzar la mateixa activitat o assolir el mateix objectiu mentre es redueix el cost. En gairebé totes les organitzacions, directa o indirectament, es prepara i realitza aquest pressupost. Tot i això, depèn de l’enfocament de la direcció per ampliar-la o reduir-la a un nivell determinat.

# 5 - Pressupost de Kaizen

"Kaizen" significa una millora contínua i aquest tipus de pressupost està dissenyat per millorar els costos i maximitzar els ingressos.

Kaizen és una paraula japonesa que significa millora contínua de les pràctiques de treball, eficiència personal, etc. El pressupost de Kaizen consisteix en mètodes innovadors per millorar l’eficiència de l’organització. El pressupost de Kaizen és utilitzat principalment per organitzacions líders, que té un enfocament a llarg termini i que la sortida d’efectiu a curt termini no és un gran problema per a ells.