photosdematures.com

Com es crea un diagrama de flux a Excel?

Diagrama de flux en excel és també conegut com a gràfic de processos en Excel, s’utilitza per representar diferents passos que intervenen en un procés des del principi fins al final, té formes predefinides per representar cada pas implicat en el procés, per utilitzar aquest gràfic necessitem utilitzar les plantilles predefinides d’art intel·ligent a excel.

Exemples de diagrames de flux d'Excel

Podeu descarregar aquesta plantilla FlowChart Excel aquí: plantilla FlowChart Excel

Exemple 1: creeu un diagrama de flux mitjançant formes (pas a pas)

En primer lloc, creem un diagrama de flux d’un dels diagrames de flux populars, és a dir, un diagrama de jerarquia organitzativa. A continuació es mostra el flux de comunicació de l’organització.

President> Caps departamentals> Gerent sènior> Gerent> Cap d’equip> Membres de l’equip.

Aquest és el típic organigrama que normalment veiem. En aquest article, aprendrem a crear un diagrama de flux en excel mitjançant formes.

• Pas 1: Elimineu les línies de quadrícula del full de treball.
• Pas 2: Aneu a Insereix> Formes> Diagrama de flux> Forma rectangular.

• Pas 3: Dibuixem això primer.

Nota: Per ajustar els extrems de columna i fila, manteniu premuda la tecla ALT i ajusteu-la.

• Pas 4: Feu clic amb el botó dret i seleccioneu EDITA el text.

• Pas 5: Escriviu la paraula, President.

• Pas 6: Aquesta forma no sembla fantàstica. A Format canvieu el format de la forma tal com es mostra a la imatge següent.

• Pas 7: Ara s’ha acabat la primera posició a l’organització. Sota ell hi haurà 4 caps departamentals. Per a això dibuixa una fletxa de línia recta.

• Pas 8: Ara hem de traçar una línia horitzontal per a tots els caps departamentals.

• Pas 9: Inseriu 4 línies de fletxa més.

• Pas 10: Inseriu 4 capses rectangulars més sota cada fletxa.

Nota: He afegit 4 departaments. Podeu modificar segons el vostre requisit.

• Pas 11: Un cop el departament encapçala quadres dibuixats. Dibuixa 4 fletxes més i 4 quadres rectangulars més per al gerent principal.

• Pas 12: A la direcció principal, apareixerà el cap d’equip. Dibuixa 4 fletxes més i 4 caixes rectangulars més per als líders d'equip.

• Pas 13: Sota cada líder d’equip vindran 4 executius. Per a aquesta primera traça una línia vertical recta sota cada líder d’equip, tal com es mostra a la imatge següent.

• Pas 14: Per a cada línia recta vertical dibuixeu 4 fletxes horitzontals. Dibuixa totalment 16 fletxes horitzontals.

• Pas 15: Inseriu 16 quadres de text davant de les fletxes horitzontals acabades de dibuixar. Per a la primera caixa tipus Executive 1, per a la segona caixa tipus Executive 2, per a la tercera caixa tipus Executive 3 i per a la quarta caixa tipus Executive 4.

Ara, doncs, hem acabat el nostre diagrama de flux per a una organització. Un flux de comunicació és clar amb aquest gràfic. Cada posició de l’organització és conscient de qui s’ha de posar en contacte per comunicar els seus missatges.

Exemple 2: crear diagrama de flux empresarial mitjançant Smart Arts (pas a pas)

Hem vist els passos per crear un diagrama de flux Excel excel·lent mitjançant formes. L’ús de Smart Arts farà que el diagrama de flux sembli preciós. Segons el diagrama de flux de Smart Arts, ja està predefinit si necessitem alguna cosa addicional que necessitem per fer gestions.

En aquest exemple, explicaré el procés que implica la creació d’una nova empresa.

• Pas 1: Aneu a INSERT> Smart Art.

• Pas 2: A l’art intel·ligent, seleccioneu Procés. Desplaceu-vos cap avall i seleccioneu el procés de flexió repetitiu.

• Pas 3: Ara tenim un diagrama de flux per defecte.

• Pas 4: L’avantatge aquí és que tenim formes prèviament dibuixades. Per al primer tipus de quadre Tipus d'entitat empresarial: privada limitada

• Pas 5: el següent El pas és el procés de registre.

• Pas 6: A continuació, obteniu el número d’identificació de l’empresa (CIN).

• Pas 7: El fitxer El quart pas és crear un lloc web per a la vostra empresa.

• Pas 8: Contractar empleats de diferents departaments.

• Pas 9: Ara ens queden 2 passos més per entrar, però no ens queden formes. Per tant, seleccioneu qualsevol forma i enganxeu-la.

• Pas 10: Ara hem inserit dos quadres més. Escriviu el programari de compra i les regles per als empleats a les noves caixes.

Exemple 3: dissenyar un diagrama de flux mitjançant Excel Smart Arts (pas a pas)

Ara tenim tot el procés en un diagrama de flux. Dissenyem ara l’art intel·ligent.

• Pas 1: Seleccioneu el FlowChart Smart Art.
• Pas 2: Tan bon punt seleccioneu, apareixeran dues pestanyes més a la cinta. Seleccioneu Disseny.

• Pas 3: Sota el disseny, seleccioneu Canvia els colors.

• Pas 4: Aquí canvieu el color de l’art intel·ligent segons el vostre desig.

• Pas 5: Canvieu l'estil del diagrama de flux a la pestanya Disseny.

Exemple # 4

Hem de seguir uns quants passos per crear el diagrama de flux a Excel. Seguir aquests passos facilitarà el procés de creació del diagrama de flux d'Excel.

• Crea una quadrícula

Hem d’ajustar la mida de les línies de la quadrícula en excel per fer que les formes siguin uniformes. En fer-ho, el full de treball Excel semblaria un paper mil·limetrat, de manera que es fa fàcil dibuixar les formes.

• Seleccioneu totes les cel·les fent clic a la icona del triangle al principi dels números de columna / fila. Mantingueu el cursor a qualsevol de les capçaleres de les columnes i feu clic amb el botó dret del ratolí i seleccioneu l'opció "Amplada de la columna" a Excel.

• Quan aparegui la pantalla Amplada de columna, ajusteu el número a 2,14 (2,14 és igual a 20 píxels suposant que el tipus de lletra per defecte és Calibri i que la mida del tipus de lletra és 11 en excel) i feu clic a D'acord.

• Feu clic a la quadrícula

Aquesta és l'opció disponible a l'excel per ajustar la forma a la mida de la quadrícula, és a dir, sempre que s'insereixi la forma al full, la mida de la forma s'ajustarà a la de l'alçada i l'amplada de la graella activant aquesta opció.

• A la pestanya de disseny de pàgina de la cinta, a la secció "Organitzar", feu clic al menú desplegable que hi ha a sota de l'opció "Alineació" i, a l'opció desplegable, seleccioneu la "Ajusta a la quadrícula" opció.

• Disseny de pàgina

El disseny de pàgina del full s’ha d’ajustar configurant el salt de pàgina, Marges, Orientacions per si voleu treure la impressió del diagrama de flux o copiar-la a altres aplicacions com Word, ja que seria difícil configurar el disseny un cop creat el diagrama de flux d'Excel.

Podeu definir l'orientació de la pàgina com a Retrat o Horitzontal en funció del flux del diagrama. Ex: si el flux del procés és horitzontal, cal que configureu la pàgina per al mode Horitzontal.

Ara comenceu amb la creació del diagrama de flux d'Excel mitjançant les formes. Com ja he dit, normalment les formes inicial i final seran de forma ovalada. Per dibuixar les formes,

• Seleccioneu el menú desplegable Formes a la pestanya Insereix, a la secció Il·lustracions. El menú desplegable ofereix les opcions de totes les formes disponibles, seleccioneu la forma que necessiteu per al vostre diagrama de flux Excel i inseriu la forma al full de treball.

Per començar, inserim la forma ovalada. Seleccioneu la forma i mantingueu el cursor i arrossegueu-lo amb el ratolí fins a la mida que voleu veure.

A la figura anterior, podeu veure que la mida de la forma s’ajusta i s’estableix a les línies de la quadrícula, ja que hem activat l’opció Ajusta a la quadrícula. Això s’ajustarà mentre comenceu a dibuixar la forma. Quan la forma s'amplia o es contrau, s'ajustarà a la línia de graella més propera.

• Per afegir text a la forma, feu clic amb el botó dret i seleccioneu Opció "Edita text" a la llista.

• Inseriu el text en la forma. Podeu alinear el text mitjançant les opcions d’alineació del text.

Ara hem d’inserir la següent forma per continuar amb el següent pas. Inseriu la següent forma just a sota de "INICI". La forma del rectangle es pot utilitzar per mostrar el pas on només hi ha una opció per continuar i la forma de diamant s’utilitzarà quan tinguem dues o més opcions per continuar.

El següent pas és connectar les formes. Per connectar les formes, seleccioneu les línies del connector a l’opció Formes i dibuixeu entre les formes.

Un cop seleccionat el connector, manteniu el cursor sobre la forma i podreu veure els punts de connexió de la forma.

Comenceu a dibuixar la línia arrossegant el ratolí des de qualsevol dels punts de connexió i uniu-la amb el punt de connexió de l’altra forma. Es poden veure els punts de connexió de la següent forma mentre es dibuixa la línia propera a la forma.

Seguiu afegint les formes una rere l'altra segons els passos del procés.

Com he esmentat anteriorment, s'utilitzarà la forma de diamant quan hi hagi diverses opcions. A la imatge anterior, podeu veure el flux del gràfic que mostra les diferents opcions associades a la icona en forma de diamant.

Cada diagrama mostra només el pas que cal seguir per completar el procés. Però per obtenir una comprensió clara del procés, podeu afegir informació addicional mitjançant el quadre de text.

Per afegir un quadre de text,

• Aneu a la pestanya Insereix cinta a Excel i feu clic al quadre de text de la secció "Text".

• Inseriu el quadre de text mantenint el cursor al lloc i arrossegant-lo amb el ratolí. Feu clic dins del quadre per introduir el text

• Elimineu l’esquema seleccionant la forma del format (feu clic amb el botó dret a l’opció del quadre) i seleccioneu Cap línia de les propietats del format.

Una vegada més, utilitzeu una forma ovalada per mostrar el final del procés.

• Per fer que el gràfic tingui un millor aspecte, elimineu les línies de quadrícula desmarcant el quadre de línies de quadrícula de la pestanya Visualització

Ara, així és el vostre diagrama de flux després de completar tots els passos.

Podeu formatar la forma de cada pas

• Seleccioneu la forma que vulgueu formatar i aneu a la pestanya Format de la cinta, feu clic a l'opció desplegable de la secció "Estils de forma" i seleccioneu el format.

Exemple # 5: ús de Smart Art Graphic

El diagrama de flux es pot crear mitjançant el Smart Art Graphic disponible a Excel

• Seleccioneu el gràfic d’art intel·ligent a la secció d’il·lustració de la pestanya Insereix.

• Seleccioneu el diagrama segons el vostre requisit i feu clic a D'acord.

• Després de seleccionar el diagrama, introduïu el text al quadre de text.

El vostre diagrama de flux té el següent aspecte:

Podeu afegir la forma al diagrama existent, moure-la amunt / avall a la "pestanya Disseny" seleccionant el diagrama.

A més, podeu afegir formes a l’existent.

Podeu descarregar aquesta plantilla Excel d’exemples de diagrames de flux aquí: plantilla Excel d’exemples de diagrames de flux

Coses que cal recordar

• Utilitzeu diferents formes per proporcionar efectes visuals per crear un diagrama de flux a Excel.
• Doneu colors diferents a cada pestanya mentre creeu un diagrama de flux Excel per fer-la més atractiva.
• Utilitzeu arts intel·ligents per dibuixar fàcilment formes.
• En el cas de diagrames de flux més complexos, les formes no utilitzen arts intel·ligents.