photosdematures.com

Significat de nota en efectiu

La nota en efectiu és una de les documentacions per a les transaccions en efectiu entre comprador i venedor, i el venedor la prepara per a les vendes en efectiu, i es dóna el mateix al comprador en la compra de mercaderies. És la prova documental de totes les vendes en efectiu realitzades per l'empresa i és una prova de les compres en efectiu per al comprador. Es prepara juntament amb una còpia duplicada, ja que l’original es lliurarà al comprador i el venedor conservarà la còpia duplicada.

La nota en efectiu equival a una còpia de factura i un document legal. S’utilitza per conèixer les vendes en efectiu de l’empresa, per pagar impostos, per a la conciliació i anàlisi, la planificació d’inventaris, la posició del flux de caixa, etc.

És un instrument comercial no negociable que serveix de prova per al venedor que el client ha rebut diners en efectiu per les mercaderies venudes i que el comprador ha de reservar el cost i comptabilitzar el saldo en efectiu. Les vendes de crèdit no es poden fer mitjançant una nota en efectiu, ja que només es poden emetre per a una transacció de venda si es rep l’efectiu.

 Format de nota en efectiu

A continuació es mostra el format per preparar una mostra de nota en efectiu.

Continguts

• Nom i adreça del proveïdor - Comprovar que el proveïdor ha realitzat les vendes
• Nom i adreça del comprador - Actua com a prova perquè un comprador registri les compres
• Número de sèrie de la nota en efectiu - Serveix com un rastre per fer un seguiment de les vendes realitzades per l'empresa, per registrar totes les transaccions completament sense perdre cap transacció
• Data de la nota en efectiu - Fer un seguiment de la transacció diàriament i mensualment
• Número de comanda del client o del comprador - Fer un seguiment del volum de transaccions realitzades contra un sol client
• Descripció de bens - Identificar la naturalesa dels béns venuts
• Quantitat de mercaderies - Seguir el bé venut i conèixer la posició de l'inventari
• Tarifes de mercaderies - Per calcular el valor de venda
• Import - Conèixer les vendes realitzades pel negoci
• Descompte (descompte comercial o descompte en efectiu) que es mostrarà per separat: per fer un seguiment dels descomptes proporcionats
• Número de registre fiscal del comprador i proveïdor en cas de venda de mercaderies - Per a pagaments d’impostos
• Suma total que s’esmenta a la nota en efectiu s’ha d’escriure en paraules i xifres
• Cal signar la nota en efectiu per la persona degudament autoritzada - Per fer-la més vàlida;
• Termes i condicions si n’hi ha

Exemple de nota en efectiu

Joe és propietari d’una boutique anomenada Billy Reid. Jeni, un dels clients habituals, visita la botiga i compra dos pantalons texans de la marca Levi per 100 dòlars cadascun, 3 samarretes de la marca Nike per 50 dòlars cadascun. Joe ofereix un descompte del 10% a Jeni i cobra un 10% d’IVA en la transacció de venda. Joe prepara una mostra de nota en efectiu per a la transacció esmentada anteriorment.

Avantatges

• És senzill i eficaç de preparar i rastrejar.
• És adequat per a totes les petites empreses que s’ocupen de transaccions en efectiu.
• És un document legal i equival a la factura.
• Es tracta més aviat d’un procés manual, de manera que no cal un sistema informatitzat separat.
• Està autenticat ja que sempre porta la signatura d’una persona responsable.
• Les transaccions realitzades mitjançant una nota d’efectiu són més favorables per al negoci per la posició de fluxos d’efectiu ja que el client paga efectiu immediatament per la venda realitzada.
• No hi haurà cap client pendent en les transaccions realitzades mitjançant una nota en efectiu i la posició del fons de maniobra del negoci serà bona. Els fons es poden utilitzar millor per al negoci.
• Com que les transaccions de crèdit no es poden fer amb una nota en efectiu, no hi haurà cap deute incorrecte amb l'empresa.

Desavantatges

• És fàcil manipular les transaccions
• No és adequat per a grans empreses
• Les transaccions bancàries són millors que les operacions en efectiu, ja que tenen un rastre adequat
• L'evasió fiscal és possible, ja que es tenen en compte els ingressos i els costos mitjançant un mètode manual i no hi ha un sistema de seguiment adequat.
• És possible que els venedors i els clients no sempre estiguin interessats en pagar diners en efectiu immediatament, ja que prefereixen tenir uns dies de crèdit.
• Es tracta d’un procés manual, de manera que s’ha de designar una persona responsable que s’encarregui d’aquestes transaccions, ja que el risc és més important en la gestió de transaccions en efectiu.

Conclusió

Una nota en efectiu és un val comercial que emet un venedor en concepte de vendes en efectiu. El sistema és senzill i eficaç per a les transaccions del dia a dia. És un document legal i totes les transaccions comptabilitzades mitjançant memòries en efectiu són vàlides. És la prova de totes les vendes realitzades per una empresa. És adequat per a empreses petites on el volum de negoci és baix i té un caràcter recurrent.